Cách in phong bì thư bằng Word đẹp đơn giản và phổ biến nhất

Phong bì là một vật dụng quan trọng như chính bưu phẩm chứa bên trong nó. Nếu được tối ưu hóa, nó sẽ thúc đẩy mở rộng khách hàng. Hôm nay, chúng tôi xin chia sẻ cách in phong bì thư bằng word rất đơn giản.

Ngày nay, không ít doanh nghiệp nhỏ hay những cửa hàng kinh doanh tư nhân. Muốn tự tay thiết kế bao thư mang dấu ấn cá nhân. Vừa tận dụng được nguồn tài nguyên mình có. Vừa để mọi người biết đến thương hiệu mình nhiều hơn. Trong đó, có nhiều người sử dụng cách in phong bì thư bằng word và sáng tạo, thiết kế nhều mẫu phong bì đẹp.

Lợi ích của việc in phong bì

• Tạo sự nhận biết cho khách hàng và đối tác

Phong bì công ty sẽ giúp cho mọi người biết đến công ty và bước đầu tiếp cận với công ty. Khi công ty đã lớn mạnh hơn, cần phải thu hút nhiều người biết đến hơn nữa. Thì công ty sẽ cần đến những chiếc phong bì công ty.

• Giúp cho công ty trở nên chuyên nghiệp và chịu đầu tư hơn

Những chi tiết nhỏ tạo ra từ cách in phong bì thư bằng word luôn tạo ra thành công lớn. Chiếc phong bì công ty cũng vậy. Sử dụng phong bì công ty cho những mục đích khác nhau sẽ đem đến hiệu quả khác nhau. Nó không chỉ chứng minh sự đầu tư đến những chi tiết nhỏ. Thể hiện sự nghiên cứu và nghiêm túc trong việc đem đến những lợi ích tốt đẹp cho người nhận.

• Xây dựng thương hiệu cho công ty

Chiếc phong bì đến tay khách hàng nếu ấn tượng sẽ là một lần tên thương hiệu. Lại được ghi sâu trong tâm trí của họ. Hơn nữa, nó có thể truyền tay nhau đến người khác tạo được lan toả và ngày càng phát triển công ty.

Xem thêm: Cách gấp phong bì Handmade

• Công cụ giao tiếp với khách hàng

Thông tin in trên phong bì rõ ràng khiến khách hàng dễ dàng tiếp nhận và trông rất lịch sự, trang trọng khi trao đi. Đây cũng là điều khiến khách hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin của công ty bạn hơn.

Hướng dẫn cách in phong bì thư bằng word đơn giản

Bạn có thể hoàn toàn biết cách in phong bì thư bằng word thông qua các bước đơn giản dưới đây:

Bước 1: Tạo một file mới để thiết kế phong bì thư.

Bạn click vào Tools > Letters and Mailings, Sau đó bấm chọn Envelopes and Labels.

Bước 2

+ Màn hình máy tính hiện lên bảng “Envelopes and Labels” => Sau đó, bạn cần nhập địa chỉ vào đó.

+ Trong phần “Envelopes” nhập:

         Delivery address (địa chỉ của người nhận): điền thông tin về người nhận thư.

         Return address (địa chỉ người gửi): Điền thông tin về người gửi thư.

Hãy thật chú ý để tránh nhập sai địa chỉ vì khi in ra rồi mà sai sót thì bạn sẽ phải làm lại, như vậy rất tốn thời gian và công sức phải không nào?

Bước 3

Chọn kích thước phong bì cùng với phông chữ. Bấm con trỏ chuột vào “Options” và chọn kiểu chữ cũng như kích thước phong bì mà bạn muốn.

Bạn cũng cần chú ý khi chọn kích thước trong cách in phong bì thư, vì nếu bạn chọn kích thước quá lớn hoặc quá nhỏ sẽ gây mất cân đối và làm giảm tính thẩm mỹ của chiếc phong bì.

Bước 4

Xem trước kết quả để định lại phông chữ cùng với kích thước của địa chỉ người nhận và người gửi nếu cần thiết. Muốn thực hiện thao tác xem trước này, bạn chỉ cần chọn vào phần Preview (Xem trước) ở bên dưới hộp thoại là được.

Bước 5: Chọn hướng in.

Nhấn chọn vào “Printing Options” để có thể chọn hướng đặt chiếc phong bì của bạn vào máy in. Hiểu đơn giản, đó là chọn đặt mặt hướng lên hoặc hướng xuống, đặt cạnh trên vào trong máy in trước hay đặt cạnh hông vào trước.

Bước 6: Thêm phong bì vào tài liệu

Cụ thể như sau: sau khi nhấp chuột chọn OK, hộp thoại chính sẽ hiện ra, và điều bạn phải làm là nhấn vào mục “Add to Document” để lưu lại những chiếc phong bì mà bạn vừa mới tạo. Bây giờ, màn hình word sẽ hiển thị lên các trang 1, đó chính là phong bì đã tạo, từ trang 2 trở đi là phần nội dung thư của bạn.

Bước 7: Chỉnh phong bì theo ý muốn của bạn

Cách in trên phong bì thư này cho phép bạn tạo riêng mẫu phong bì bằng các thao tác thêm những biểu tượng, hình ảnh hoặc thông điệp bạn muốn truyền tải.

Bước 8: In phong bì và thư

 Hãy chắc chắn rằng bạn đã đặt phần nắp phong bì úp xuống dưới để tránh gây kẹt giấy trước khi quyết định in nhé!

Lưu ý khi in phong bì thư bằng word

Dù không quá khó để thực hiện cách in phong bì thư bằng word, thế nhưng, có một vài điều mà bạn vẫn cần đặc biệt chú ý như sau:

• Phong bì cần đạt kích thước mà Microsoft Word hỗ trợ.
• Nếu in nhiều cùng một lúc, hãy cố gắng sắp xếp một cách lỏng lẻo hay tách rời riêng ra trước khi bạn đặt chúng vào máy in.
• Không dùng những loại phong bì có dây, móc hoặc nút
• Không nên sử dụng loại phong bì đặc biệt như cạnh không đều nhau, hoặc có điểm gấp khác bình thường,…
• Để đảm bảo chất lượng in tốt nhất, chỉ dùng mực in chất lượng

Xem thêm: 300+ Mẫu in phong bì đẹp dành cho công ty

Trên đây là cách in phong bì thư bằng word đơn giản, tiện lợi. Hãy tham khảo và thử thực hiện. Biết đâu, bạn sẽ tạo ra được những mẫu phong bì độc đáo.