Hướng dẫn thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng Excel đẹp và đơn giản

Hiện nay, hóa đơn là giấy tờ không thể thiếu trong giao dịch, mua bán. Hôm nay, chúng tôi xin hướng dẫn thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng Excel cực kỳ đơn giản, tiện lợi.

Hóa đơn là giấy tờ yêu cầu thanh toán mặt hàng nào đó. Với đơn giá và số lượng đã được liệt kê đầy đủ trong tờ giấy đó. Vậy thiết kế hóa đơn có phức tạp như mọi người nghĩ. Điều đó sẽ dễ dàng hơn sau khi chúng tôi hướng dẫn thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng Excel sau đây:

Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn người bán xuất cho người mua khi người đi mua hàng. Nó không có giá trị nhiều về mặt pháp lý và không được chi cục thuế quản lý.

Hóa đơn bán lẻ có thể mua dễ dàng ở các tiệm sách hoặc tự in theo mẫu của từng công ty… Có thể mua tại các nhà sách khác nhau trên toàn quốc. Hoặc tự in theo mẫu thiết kế của công ty mình. Loại hóa đơn này không được kê khai khấu trừ thuế mà chỉ được hạch toán nội bộ tại đơn vị mua bán.

Ưu và nhược điểm khi tạo hóa đơn bằng Excel

Trước khi hướng dẫn thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng Excel. Các bạn cũng cần hiểu được ưu và nhược điểm của cách làm này.

Ưu điểm

Như chúng ta đã biết, Excel là một công cụ văn phòng gần gũi, quen thuộc. Và cũng là công cụ kế toán rất hữu dụng. Vì thế, nếu thiết kế hóa đơn bằng phần mềm excel sẽ có những ưu điểm sau:

• Không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu và làm quen.
• Mô hình của excel cũng rất thuận tiện cho việc tạo bảng, tạo danh sách và hỗ trợ nhiều cho nhân viên kế toán, kể cả nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm.
• Excel hoàn toàn miễn phí và được phân phối rộng rãi.
• Excel cũng có tính năng phân tích, lập báo cáo để hỗ trợ nhân viên kế toán thực hiện nhanh chóng.

Nhược điểm

Dù có nhiều ưu điểm nhưng hướng dẫn thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng excel vẫn có nhiều hạn chế như:

• Chỉ phù hợp với các công ty nhỏ, ít cơ sở dữ liệu và ít nhân viên.
• Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc ghi chép thủ công qua gây nhiều khó khăn cho kế toán và khiến excel trở nên bị động hơn.
• Tính bảo mật của excel không cao, file dễ dàng bị xóa mà khó khôi phục lại.
• Dữ liệu không thống nhất, tìm kiếm mất thời gian.
• Mỗi 1 nhân viên kế toán chỉ có thể làm 1 excel. Việc tạo hóa đơn bán hàng sẽ trở nên khó khăn hơn nếu doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh khác nhau.
• File phải lưu riêng lẻ cũng khiến cho công việc báo cáo tài chính trở nên bất tiện khi phải rà soát lại từ đầu.

Hướng dẫn thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng Excel

Bạn hoàn toàn có thể thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng excel với 6 bước đơn giản sau đây:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Microsoft Excel 2010

+ Nhấp vào File => New

+ Chọn Blank workbook trong phần Avid Templates

+ Xuất hiện bảng Office.com Templates và nhấp vào Invoices

+ Lựa chọn thư mục có chứa mẫu hóa đơn

Bước 2

Các bạn sẽ nhấp vào mẫu hóa đơn bán lẻ phù hợp nhất với công ty và cửa hàng của mình tùy vào mục đích sử dụng. Sau đó, chọn Dowload để hiển thị hóa đơn đó trong tập tin bảng tính excel của bạn

Bước 3

Ở bước này, bạn cần điền thông tin theo mẫu hóa đơn bao gồm: địa chỉ, tên công ty/cửa hàng/đại lý, logo, mã số khách hàng, điều khoản thanh toán, tên nhân viên thanh toán

Bước 4

Click vào File => Save để lưu hóa đơn excel vào một thư mục cụ thể trên máy tính

Bước 5

Điền tất cả thông tin vào mẫu hóa đơn excel bao gồm mô tả sản phẩm. Số lượng hóa đơn mới, điều khoản được cập nhật, thời hạn, địa chỉ email khách hàng. Đồng thời, bạn đặt tên cho tập tin mới tạo

Bước 6

Bạn hãy in hóa đơn để điền email khách hàng. Có thể chuyển đổi sang định dạng (PDF) bằng cách sử dụng phần mềm chuyển đổi PDF sau đó gửi email tới khách hàng

Làm thế nào để khắc phục những hạn chế khi tạo hóa đơn bằng Excel?

Chúng tôi vừa hướng dẫn thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng Excel. Thế nhưng, phần mềm này vẫn còn nhiều hạn chế. Dẫu vậy, với những cửa hàng và công ty nhỏ muốn tiết kiệm chi phí in ấn. Thì cũng có thể sử dụng và khắc phục dần các nhược điểm bằng cách sau:

– Thứ nhất là Quản lý File một cách khoa học

Để không mất thời gian vào việc tìm kiếm chứng từ. Sổ sách thì bạn nên lưu các file kế toán của mình theo từng folder riêng biệt. Đặt tiêu đề file chuẩn xác theo ngày – tên file – ghi chú cụ thể.

– Thứ hai là thành thạo mọi tính năng của Excel

Bạn phải mất thời gian khá dài mới có thể thành thạo hết mọi tính năng mà excel có. Tuy nhiên, để phục vụ công việc và tránh mất thời gian. Trong quá trình làm việc nên thuê các nhân viên kế toán có nghiệp vụ chuyên sâu hoặc cho nhân viên của bạn đi bổ sung kỹ năng thực hành excel thường xuyên nếu cần.

– Thứ ba là sử dụng phần mềm chuyên dụng tạo hóa đơn điện tử

Việc sử dụng một phần mềm chuyên dụng sẽ khắc phục được rất nhiều tình trạng tồn đọng trong việc xử lý hóa đơn. Chứng từ của doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu lớn. Các phần mềm sẽ đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán để hỗ trợ nhân viên bạn xử lý nhanh chóng với độ chính xác cao hơn.

Trên đây là những hướng dẫn thiết kế hóa đơn bán lẻ bằng Excel. Hy vọng, các bạn cũng có thể khắc phục những nhược điểm của phần mềm này và tạo ra các mẫu hóa đơn phù hợp với công ty.