Trang chủ Đồ Hoạ 59+ Thủ thuật excel + phím tắt hữu ích cho kế toán văn phòng

59+ Thủ thuật excel + phím tắt hữu ích cho kế toán văn phòng

Thiên Hà 4887

Nếu làm việc văn phòng thì kỹ năng sử dụng Excel một cách thành thạo và nắm được các thủ thuật Excel sẽ là một trong những kỹ năng giúp cho công việc của bạn trở nên thuận lợi, công việc của bạn sẽ nhờ thông thạo các thủ thuật này mà được hoàn thành một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả nhất! Nếu bạn vẫn chưa biết về lợi ích của việc nắm được các thủ thuật excel và các thủ thuật excel được thực hiện như thế nào thì hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé !

Tham khảo thêm thủ thuật khác:

XEM NHANH NỘI DUNG

Xem thống kê siêu nhanh

Bên cạnh chức năng dùng để tính toán thì bạn hoàn toàn có thể xem được các thống kê trên excel một nhanh chóng mà không cần sử dụng đến các hàm. Để xem thống kê siêu nhanh ban chỉ cần thao tác rất đơn giản là bôi đen vùng dữ liệu cần xem. Sau đo trên thanh trạng thái nằm dưới cửa sổ excel sẽ mang đến cho bạn rất nhiều thống kê hữu ích mà bạn cần trong vùng dữ liệu đó. Ví dụ như số liệu về tổng, trung bình cộng, số lượng số liệu bị bôi đen….

Định hướng con trỏ khi nhấn Enter

Với những người ít thao tác trên excel thì việc sử dụng phím enter đôi khi thật phiền phức vì chỉ cần bạn vô tình nhấn phải con trỏ chuột sẽ di chuyển lên xuống trong cell khác. Vậy muốn điều khiển trỏ chuột di chuyển sang trái hoặc phải thì sao? Thủ thuật này cũng không có gì quá phức tạp bạn chỉ cần chọn file/Options trong hộp thoại hiển thị.

Tiếp đến chọn Advanced> chọn After Pressing Enter move Selection > chọn Direction. Sau khi thao tác xong các bước này bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ. Với thủ thuật này phím enter sẽ không còn là trở ngạo bạn có thể dễ dàng điều khiển con trỏ như ý muốn rồi đấy.

Chuyển đổi qua lại giữa các Tab làm việc

excel là phần mềm đa năng có thể giúp bạn thực hiện nhiều thống kê một lúc chính vì thế nên trong quá trình làm việc bạn có thể sẽ phải thao tác rất nhiều sheet trong excel. Nhiều trường hợp phải di chuyển từ tab này sang tap kia trên trình duyệt tìm kiếm.

Những thao tác này đưỡ thực hiện một cách dễ dàng bằng chuột. Tuy nhiên nếu trong trường hợp bạn thực hiện trên laptop mà không có chuột thì sao, việc thao tác sẽ chậm đi rất nhiều gây mất thời gian và hiệu quả kém trong công việc. Một giải pháp hoàn hảo cho bạn là hãy ứng dụng thủ thuật sử dụng phím tắt (ctrl+Page up) hoặc (Page down). Bạn có thể di chuyển các sheet qua lại trong excel mà không cần sử dụng chuột.

Sao chép dữ liệu nhanh chóng

Nếu như trên word khi sao chép dữ liệu bạn chỉ cần nhấn Ctrl A là có thể sao chép toàn bộ. Tuy nhiên với excel thì thao tác này không thực hiện được. Vì thế để sao chép dữ liệu sang các ô không liền kề nhau trong cell chúng ta thường thực hiện một cách thủ công là sẽ copy và Paste sang từng ô một rất tốn thời gian. vậy thủ thuật nào sẽ giúp bạn sao chép toàn bộ dữ liệu một cách nhanh chóng. Bằng cách mở ô chứa thông tin cần sao chép (ctrl-c).

Tiếp đến, giữ nguyên phím ctrl và nhấp chuột trái vào các ô bạn cần sao chép dữ liệu. Sau 2 động tác này bạn hãy sử dụng tổ hợp phím (ctrl – v) là dữ liệu sẽ tự động được sao chép vào các ô mà bạn đã chọn. Rất đơn giản đúng không nào?

Ẩn hàng và cột theo nhóm

Cách ẩn hàng và cột theo nhóm cũng khá đơn giản, bạn chỉ cần bôi đen những vị trí cần ẩn. Sau đó, bấm tổ hợp phím “Alt shift mũi tên phải”. Lúc này một hộp thoại sẽ xuất hiện hỏi bạn muốn ẩn cột hay hàng, hãy chọn phương án bạn muốn.

Lúc này, bạn sẽ thấy Workbook sẽ hiển thị thêm những nhóm hàng hoặc cột. Muốn nhóm đó ẩn đi bạn chỉ cần nhấp vào dấu trừ và muốn hiện ra bạn chỉ cần nhấn vào dấu cộng.

Hiển thị công thức cực nhanh

Thay vì phải vào tab Formulas hay Show Formulas để xem công thức một cách thủ công thì bạn hãy sử dụng thủ thuật hiển thị công thức cực nhanh bằng cách nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” là hàng loạt công thức sẽ hiển thị nhanh chóng.

Tự động tính tổng không cần dùng hàm

Hàm sum là hàm thông dụng và được nhiều người sử dụng khi tính tổng trong excel, tuy nhiên bên cạnh hàm này thì chúng ta vẫn còn những thủ thuật khác để tính tổng trong excel. Có 2 cách đơn giản là

Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím “ALT =” , rồi nhấn Enter kết quả tính tổng vùng dữ liệu sẽ hiện ra nhanh chóng.

Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng tổng toán học (nút lệnh Command) trên thanh Ribbon của thẻ home để thực hiện tính tổng.

Nhóm phím tắt điều hướng trong bảng tính Excel

Phím mũi tên ▽◁▷△: Di chuyển lên, xuống, sang trái, hoặc sang phải trong một bảng tính.

Pg Dn/Pg Up: Di chuyển xuống cuối bảng tính/ lên đầu của bảng tính.

Alt + Pg Dn/Alt + Pg Up: Di chuyển màn hình sang phải/ trái trong một bảng tính.

Tab/Shift + Tab: Di chuyển một ô sang phải/ sang trái trong một bảng tính.

Home: Di chuyển đến ô đầu của một hàng trong một bảng tính.

Ctrl + Home: Di chuyển đến ô đầu tiên của một bảng tính.

Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng chứa nội dung trên một bảng tính.

Ctrl + F: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (mở sẵn mục Tìm kiếm – Find).

Ctrl + H: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (Mở sẵn mục Thay thế – Replace).

Shift + F4: Lặp lại việc tìm kiếm trước đó.

Ctrl + G (hoặc F5 ): Hiển thị hộp thoại ‘Go to’.

Ctrl + ◁/Ctrl + ▷: Bên trong một ô: Di chuyển sang ô bên trái hoặc bên phải của ô đó.

Alt + ▽: Hiển thị danh sách AutoComplete.

Nhóm phím tắt chèn và chỉnh sửa dữ liệu

Phím tắt Undo/Redo

Ctrl + Z: Hoàn tác hành động trước đó (nhiều cấp) – Undo.
Ctrl + Y: Đi tới hành động tiếp đó (nhiều cấp) – Redo.

Làm việc với Clipboard

Ctrl + C: Sao chép nội dung của ô được chọn.
Ctrl + X: Cắt nội dung của ô được chọn.
Ctrl + V: Dán nội dung từ clipboard vào ô được chọn.
Ctrl + Alt+ V: Nếu dữ liệu tồn tại trong clipboard: Hiển thị hộp thoại Paste Special.

Các phím tắt chỉnh sửa bên trong ô Excel

F2: Chỉnh sửa ô đang chọn với con trỏ chuột đặt ở cuối dòng.
Alt + Enter: Xuống dòng trong cùng một ô Excel.
Enter: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển xuống ô phía dưới.
Shift + Enter: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển lên ô phía trên.
Tab/Shift + Tab: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển đến ô bên phải/hoặc bên trái.
Esc: Hủy bỏ việc sửa trong một ô.
Backspace: Xóa ký tự bên trái của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn.
Delete: Xóa ký tự bên phải của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn.
Ctrl + Delete: Xóa văn bản đến cuối dòng.
Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm): Chèn thời gian hiện tại.
Alt + H + F + C: Phím tắt tô màu trong Excel, bạn chọn ô có dữ liệu muốn đổi màu, nhấn phím Alt rồi nhấn H, vẫn giữ Alt nhấn tiếp F, tiếp tục giữ Alt và nhấn C rồi chọn màu cần đổi.

Chỉnh sửa các ô hoạt động hoặc lựa chọn

Ctrl + D: Copy nội dung ở ô bên trên.
Ctrl + R: Copy ô bên trái.
Ctrl + “: Copy nội dung ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa.
Ctrl + ‘: Copy công thức của ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa.
Ctrl + –: Hiển thị menu xóa ô/hàng/cột.
Ctrl + Shift + +: Hiển thị menu chèn ô/hàng/cột.
Shift + F2: Chèn/Chỉnh sửa một ô comment.
Shift + F10, sau đó M: Xóa comment.
Alt + F1: Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại.
F11: Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại trong một sheet biểu đồ riêng biệt.
Ctrl + K: Chèn một liên kết.
Enter (trong một ô có chứa liên kết): Kích hoạt liên kết.

Ẩn và hiện các phần tử

Ctrl + 9: Ẩn hàng đã chọn.
Ctrl + Shift + 9: Bỏ ẩn hàng đang ẩn trong vùng lựa chọn chứa hàng đó.
Ctrl + 0 (số 0): Ẩn cột được chọn.
Ctrl + Shift + 0 (số 0): Bỏ ẩn cột đang ẩn trong vùng lựa chọn.
Lưu ý: Trong Excel 2010 không có tác dụng, để hiện cột vừa bị ẩn, nhấn: Ctrl + Z.
Alt + Shift + ▷: Nhóm hàng hoặc cột.
Alt + Shift + ◁: Bỏ nhóm các hàng hoặc cột.

Chỉnh sửa bên trong ô

Shift + ◁/Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn một ký tự bên trái / bên phải.
Ctrl + Shift + ◁/Ctrl + Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn một từ bên trái / bên phải.
Shift + Home/Shift + End: Chọn từ con trỏ văn bản đến đầu / đến cuối của ô.

Nhóm phím tắt làm việc với dữ liệu được chọn

Chọn các ô

Shift + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ hàng.
Ctrl + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ cột.
Ctrl + Shift + * (dấu sao): Chọn toàn bộ khu vực xung quanh các ô đang hoạt động.
Ctrl + A (hoặc Ctrl + Shift + phím cách): Chọn toàn bộ bảng tính (hoặc các khu vực chứa dữ liệu).
Ctrl + Shift + Pg Up: Chọn sheet hiện tại và trước đó trong cùng file Excel.
Shift + ▽◁▷△: Mở rộng vùng lựa chọn từ một ô đang chọn.
Ctrl + Shift + ▽/△: Chọn/bỏ chọn tất cả các ô kể từ ô đang chọn đến cuối cột
Shift + Pg Dn/Shift + Pg Up: Mở rộng vùng được chọn xuống cuối trang màn hình / lên đầu trang màn hình.
Shift + Home: Mở rộng vùng được chọn về ô đầu tiên của hàng.
Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng chọn về đầu tiên của bảng tính.
Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng được sử dụng trên bảng tính (góc dưới bên phải).

Quản lý trong các vùng lựa chọn

F8: Bật tính năng mở rộng vùng lựa chọn (bằng cách sử dụng thêm các phím mũi tên) mà không cần nhấn giữ phím Shift.
Shift + F8: Thêm một (liền kề hoặc không liền kề) dãy các ô để lựa chọn. Sử dụng các phím mũi tên và Shift + phím mũi tên để thêm vào lựa chọn.
Enter/Shift + Enter: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại xuống/lên trong vùng đang được chọn.
Tab/Shift + Tab: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại sang phải/trái trong vùng đang được chọn.
Esc: Hủy bỏ vùng đang chọn.

Nhóm phím tắt định dạng dữ liệu

Định dạng ô

Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format.
Ctrl + B (hoặc Ctrl + 2): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng chữ đậm.
Ctrl + I (hoặc Ctrl + 3): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng in nghiêng.
Ctrl + U (hoặc Ctrl + 4): Áp dụng hoặc hủy bỏ một gạch dưới.
Ctrl + 5: Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng gạch ngang.
Alt + ‘ (dấu nháy đơn) : Hiển thị hộp thoại Style.

Các định dạng số

Ctrl + Shift + $: Áp dụng định dạng tiền tệ với hai chữ số thập phân.
Ctrl + Shift + ~: Áp dụng định dạng số kiểu General.
Ctrl + Shift + #: Áp dụng định dạng ngày theo kiểu ngày, tháng và năm.
Ctrl + Shift + @: Áp dụng định dạng thời gian với giờ, phút và chỉ ra AM hoặc PM.
Ctrl + Shift + ^: Áp dụng định dạng số khoa học với hai chữ số thập phân.
F4: Lặp lại lựa chọn định dạng cuối cùng.

Căn ô

Alt + H, A, R: Căn ô sang phải.
Alt + H, A, C: Căn giữa ô.
Alt + H, A, I: Căn ô sang trái.

Phím tắt công thức

=: Bắt đầu một công thức.
Shift + F3: Hiển thị hộp thoại Insert Function.
Ctrl + A: Hiển thị cách thức nhập sau khi nhập tên của công thức.
Ctrl + Shift + A: Chèn các đối số trong công thức sau khi nhập tên của công thức.
Shift + F3: Chèn một hàm thành một công thức.
Ctrl + Shift + Enter: Nhập công thức là một công thức mảng.
F9: Tính tất cả các bảng trong tất cả các bảng tính.
Shift + F9: Tính toán bảng tính hoạt động.
Ctrl + Shift + U: Chuyển chế độ mở rộng hoặc thu gọn thanh công thức.
Ctrl + ‘: Chuyển chế độ Hiển thị công thức trong ô thay vì giá trị.
Ctrl + Pg Dn (PageDown): Phím tắt chuyển Sheet sang sheet ngay bên phải sheet đang mở
Ctrl + Pg Up (PageUp): Chuyển sang sheet bên trái sheet đang mở.
Ctrl + △▽◁▷: Di chuyển tới dòng trên cùng, dưới cùng, cạnh trái, cạnh phải của bảng tính.
Ctrl + △▽◁▷ + Shift: khoanh chọn vùng dữ liệu tới cuối bảng thay vì chỉ di chuyển ô chọn xuống cuối bảng.
Ctrl + Shift + 1 (!): Định dạng ô dạng số thập phân với 2 số sau dấu phẩy.
Ctrl + Shift + 4 ($): Định dạng ô tiền tệ $.
Ctrl + Shift + 5 (%): Định dạng ô là số %.
Ctrl + Shift +; (dấu chấm phẩy): Điền nhanh thời gian hiện tại vào ô trong bảng tính.
Ctrl + ; (dấu chấm phẩy): Điền ngày hiện tại vào ô.
Ctrl + ~ (cạnh số 1): Xem toàn bộ các ô ở dạng công thức.

Trên đây là những thủ thuật excel cho dân văn phòng, nếu như bạn vẫn chưa biết đến những thủ thuật này thì hãy nhanh chóng áp dụng cho công việc của mình nhé! Chúng thực sự sẽ giúp cho hiệu quả công việc được nhanh chóng hơn đấy. Chúc bạn thành công